Wat willen we komend jaar bereiken?

Wat willen we komend jaar bereiken?

Ambitie: We zijn een transparant en slagvaardig stadsbestuur dat in samenspraak met de stad en haar omgeving aan de afgesproken doelstellingen werkt.

Doel: De raad treedt op als vertegenwoordiging van de Nijmegenaar. De raad stelt beleid vast. De raad controleert op de uitvoering van beleid

Activiteiten
De gemeenteraad stuurt op de prioritering en behandelwijze van onderwerpen op de raadsagenda’s.
We ondersteunen de gemeenteraad in haar rol om te sturen op (de maatschappelijke effecten van) digitalisering van de gemeentelijke organisatie en digitale transformatie van de maatschappij als geheel. We informeren de raad wanneer digitalisering maatschappelijke impact heeft en organiseren in elk geval twee themamiddagen om het gesprek met de raad aan te gaan over specifieke thema's (digitale dienstverlening, datagebruik en -uitwisseling).   

Doel: Het college stuurt als dagelijks bestuur van de stad integraal op de belangrijke opgaven
Activiteiten

• We handelen bezwaren en klachten tijdig af en vervullen de rol van ombudsfunctie

We handelen minimaal 80% van de bezwaren af binnen de wettelijke termijn. Zowel in de ambtelijke afhandeling als in de externe bezwaarcommissie.  We handelen 90% van de klachten af binnen de wettelijke termijn. Daarbij kiezen we voor een informele aanpak van direct contact met de indieners als dat mogelijk is. Om flexibel diensten te verlenen maken we voor het horen van de indieners gebruik van telefonische, videobel of fysieke afspraken op locatie.
De onafhankelijke en laagdrempelige ombudsfunctie is bedoeld voor alle inwoners. Uitgangspunt is dat uitvoerende organisaties klachten zelf oplossen. Als inwoners er niet uitkomen met organisaties kunnen ze terecht bij de ombudsfunctie. In dat geval kan de ombudsman- of vrouw bemiddelen en als het nodig is een zwaarwegend advies geven. De ombudsfunctie zorgt jaarlijks voor een overzicht van klachten bij partners en de gemeente.

• We geven uitvoering aan de Wet Open Overheid (Woo)

De Woo is een belangrijke stap naar het transparanter maken van het handelen van de overheid. In de wet is als beginsel opgenomen dat iedereen recht heeft op toegang tot publieke informatie. Daarbij is het uitgangspunt dat overheidsinformatie openbaar is, tenzij een uitzonderingsgrond aan openbaarmaking in de weg staat. Met een transparantere overheid wordt het functioneren van de democratie verbeterd. Er zijn meer mogelijkheden om het handelen van de overheid inzichtelijk te maken en te controleren en de verantwoordingsfunctie en het beter functioneren van de overheid te bevorderen. De Woo verplicht alle bestuursorganen om bepaalde informatie, verdeeld in een aantal categorieën, actief openbaar te maken. De actieve openbaarmaking van al deze informatiecategorieën is een omvangrijke operatie. Daarnaast bevat de Woo een algemene zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te houden en schrijft deze wet maatregelen voor om digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken.
Voor nadere informatie verwijzen wij naar de openbaarheidsparagraaf, waarin aandacht wordt gegeven aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet.

Ambitie: We zetten de Nijmegenaar centraal in onze dienstverlening

Doel: We zorgen dat de Nijmegenaar gebruik kan maken van zijn of haar democratische rechten
Activiteiten

• We zorgen dat de Nijmegenaar beschikt over informatie die van invloed kan zijn op zijn of haar rechten, plichten of leefomgeving.

We gaan de mogelijkheid onderzoeken om de beschikbaarheid en publicatie van open datasets in de organisatie meer te stimuleren. Daarnaast zetten we een algoritme register op dat aansluit op het landelijke register. We starten hiervoor met het maken van een plan welke informatie het minimaal dient te bevatten voor het (liefst automatisch) vullen ervan. Ook gaan we onderzoeken welke middelen nodig zijn zodat we het verwerkingenregister actueel kunnen houden met veranderingen in gebruik van data in dienstverleningsprocessen.
MijnNijmegen is een applicatie die elke Nijmegenaar in staat moet stellen om alle gemeentelijke producten en bijbehorende statussen op één centrale plek in te zien. We gaan MijnNijmegen doorontwikkelen met meer mogelijkheden. Bijvoorbeeld het inzichtelijk maken van de statusinformatie van een aanvraag en bijbehorende documenten. We introduceren MijnNijmegen ook voor bedrijven. Dit is interessant in het kader van vergunningen etc. (ondernemersportaal).

• We ondersteunen de Nijmegenaar bij het gebruikmaken van zijn rechten.

We ronden bij de afdeling Publiekszaken een meerjarig opleidingsprogramma af waarmee we een noodzakelijke kwaliteitsslag maken. Dit is noodzakelijk omdat het vakgebied van burgerzaken steeds complexer wordt en de vraag toeneemt. Door internationalisering en digitalisering krijgen we te maken met een grotere toestroom van expats en internationale studenten, arbeidsmigranten en nieuwe Nederlanders. En daardoor meer complexiteit. Om kwaliteit te bieden is kennis nodig van buitenlandse brondocumenten, wet- en regelgeving rondom de burgerlijke stand en gegevensverstrekking en internationaal recht.
In samenwerking met de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) realiseren wij voor de arbeidsmigranten die zich bij onze Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) inschrijven een informatiepunt over werken, leven en rechten in Nederland.
We voldoen aan de gestelde eisen van de wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) die per 1 juli 2024 ingaat, zodat iedereen zaken met de gemeente Nijmegen digitaal kan afhandelen. We gaan formeel berichtenverkeer digitaal faciliteren. Daarnaast zullen we de Nijmegenaar zo nodig bij interactie met de gemeente ondersteunen, conform de zorgplicht van deze wet.

• We organiseren verkiezingen en referenda.

We organiseren de Europese verkiezingen in juni.

• We registreren en beschermen de identiteit van de Nijmegenaar.

We gaan in 2024 onze poortwachtersrol nog verder versterken ten behoeve van de kwaliteit van onze Basisregistratie Personen (BRP) en de toenemende frauderisico’s. De autorisatie van persoonsgegevens moet van een kwalitatief hoog niveau zijn omdat honderden publieke instellingen deze gegevens gebruiken in hun contacten met de burger.
Voor onze gemeentelijke dienstverlening kan er gebruik gemaakt worden van Digid en Yivi als veilige id-wallets.
In 2014 is de geldigheidsduur van reisdocumenten voor volwassenen verlengd van vijf naar tien jaar. Nadat we vanaf 2019 de aanvragen van reisdocumenten zagen dalen, gaan we vanaf 2024 de effecten merken van een piek. Vanaf april 2024 verwachten wij een  toename van vier keer zoveel reisdocumenten, de zogenaamde paspoortpiek. We richten de Stadswinkel en het steunpunt Stadswinkel hierop in en zorgen voor voldoende capaciteit om alle aanvragen binnen redelijke termijnen te kunnen afhandelen.

Doel: We verbeteren onze dienstverlening continu
Activiteiten

• We bewaken de kwaliteit van onze dienstverlening continu.

Via mijnNijmegen brengen wij mensen proactief op de hoogte van de status van hun aanvragen. Nijmegenaren kunnen hun voorkeurskanaal aangeven.

We versterken de uniforme communicatie en werkwijze in onze dienstverleningskanalen. Zo zorgen we dat de Nijmegenaar altijd een correct en uniform antwoord krijgt ongeacht via welk kanaal de vraag binnenkomt. Er is voor iedere Nijmegenaar een passend kanaal beschikbaar. En de behandeltermijn is per kanaal voor iedere Nijmegenaar hetzelfde. Daarbij hanteren wij de basisafspraken dienstverlening.  
Wij dragen bij aan het landelijke traject Werken aan de Uitvoering, waarbij verschillende  instanties en gemeenten samenwerken (o.a. Samenwerking met de Immigratie- en Naturalisatiedienst in het Lifeport Welcome Center en met de belastingdienst op het gebied van Zorg en Inkomen).
We starten met Tolkcontact Telefonie waardoor onze organisatie nu telefonisch bereikbaar is voor doven, slechthorenden en mensen met een spraakbeperking.
We gebruiken een klantcontactsysteem waarmee medewerkers relevante klantinformatie kunnen inzien, dubbele uitvraag wordt voorkomen en wij de Nijmegenaar sneller en beter van dienst kunnen zijn.
We werken aan de dienstverlenende houding van iedere medewerker van de gemeente Nijmegen door bewustwordingsacties, feedback, aandacht voor de Basisafspraken Dienstverlening en een bijdrage aan een gemeentebrede verplichte leerlijn.
In ons Klant Contact Centrum (KCC) beantwoorden wij 80 procent van de telefonie binnen 1 minuut.
Wij werken doorlopend aan het toegankelijk houden van onze website Nijmegen.nl en het verbeteren van bestaande en nieuwe websites en applicaties.  Dit wordt gedaan door:

• Het doorvoeren van technische verbeteringen;
• Het toegankelijk maken van de inhoud (taalniveau B1);
• Het inrichten op basis van de ervaring die een persoon heeft tijdens het gebruiken van een medium (users experience design);
• Het onderzoeken van de toegankelijkheid van de communicatiemedia.

Ons doel is om de communicatie en het gebruik van de communicatiemedia zo prettig en effectief mogelijk te laten verlopen.

• We gebruiken feedback van de Nijmegenaren om onze dienstverlening te ontwikkelen.

We verbeteren onze kennis van de situatie van de Nijmegenaar, waarbij uiteraard privacy en eigen regie op gegevens zijn geborgd (o.a. klantregistratiesysteem, telefoonboek en via mijnNijmegen).
We gaan actief opzoek naar feedback van de Nijmegenaar over onze dienstverlening om verbeterpunten op te halen en toe te passen.
We verbeteren onze kennis van de behoeften van de Nijmegenaar met als doel om onze dienstverlening daarop aan te passen (o.a. het voeren van gesprekken en het inzetten van panels (bewoners en ervaringsdeskundigen). We gebruiken metingen, data, spiegelgesprekken en klanttevredenheidsonderzoeken.

Ambitie: We hebben een betrouwbare en omgevingsbewuste uitvoeringsorganisatie en zetten de Nijmegenaar

Doel: We zijn een goede werkgever
Activiteiten

• We hebben meer aandacht voor en focus op organisatieontwikkeling.

De stad groeit en ontwikkelt en stelt daarmee aanvullende, andere en nieuwe eisen aan onze organisatie en haar medewerkers. Dat maakt ook dat de organisatie fors aan het uitbreiden is en dat deze tendens zich de komende tijd zal doorzetten. Het investeren in ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie, met een duidelijke richting en focus, is hierbij van belang. Onder meer op het gebied van ambtelijk vakmanschap (verankerd in het programma Frapper Toujours), de opgave digitale transformatie, leiderschap en gedrag. Het vraagt om een continue investering in onze medewerkers om de kwaliteit van onze dienstverlening en geleverde producten op peil te houden. Medewerkers die zich sterk verbonden voelen met de uitgangspunten, overtuigingen en visie van de organisatie om dit mogelijk te maken, zijn gemotiveerd, ondernemend en werken goed samen. Dit zorgt ook op de langere termijn voor betere resultaten voor en in de stad.

• We ontwikkelen een Management Developmentprogramma en rollen dit uit.

We verwachten de komende jaren meer van leidinggevenden met betrekking tot het aansturen, overzien en managen van de organisatie en de opgaven. Dit heeft te maken met een toename van de werkzaamheden, die ook complexer worden. In 2024 start een Management Development (MD) programma waarin we investeren in de kwaliteit en ontwikkeling van leidinggevenden.

• We investeren in het aantrekken en behouden van nieuwe medewerkers.

In 2024 zetten we in op de verdere inbedding van ons nieuwe werkgeversmerk. We organiseren wervingsbijeenkomsten en integreren het nieuwe beeldmerk in onze arbeidsmarktcommunicatie inclusief social media. Daarnaast gaan we investeren in jong talent voor onze organisatie. We organiseren een goede pre- en onboarding voor al onze nieuwe medewerkers en maken onze interne dienstverlening toegankelijker. Ook zetten we in op het blijvend versterken van onze externe netwerken, waaronder gerichte wervingsactiviteiten voor studenten (campus recruitment).

• We zetten in op duurzame inzetbaarheid door het bieden van een tijdelijk extra vitaliteitsbudget.

We vinden het belangrijk dat medewerkers in alle leeftijdsfasen duurzaam inzetbaar zijn en blijven. Om dit te faciliteren bieden we elke medewerker tijdelijk een extra vitaliteitsbudget. Dit budget kunnen medewerkers besteden aan doelen om vitaal en duurzaam inzetbaar te blijven, zoals bijvoorbeeld sport, opleiding, een bijdrage aan een fiets of het kopen van extra verlofuren.

• We hebben extra aandacht voor het thema omgangsvormen, zowel intern als extern.

In 2024 vervolgen we de implementatie van de geactualiseerde gedragscode. Dit doen we door themagericht aandacht te geven aan de verschillende onderwerpen binnen de gedragscode, zoals omgaan met belangen en omgaan met elkaar. Daarnaast werken we aan een richtlijn voor contact tussen bewoners en medewerkers in het kader van de veilige publieke taak. Het uitgangspunt daarbij is om altijd respectvol met elkaar om te gaan. Er is aandacht voor preventie en nazorg zodat medewerkers weten hoe ze het beste kunnen handelen op het moment zelf en waar ze terecht kunnen na een incident. Ook is er behoefte aan meer registratie en evaluatie van incidenten om de omvang ervan in beeld te brengen en ervan te leren.

Doel: We zijn een moderne en betrouwbare overheidsorganisatie
Activiteiten

• We zorgen voor een werkomgeving waarin medewerkers en leidinggevenden in staat zijn hun werk optimaal te kunnen doen, door steeds aan te sluiten bij de vragen vanuit de stad en de organisatie.

We zorgen dat er voor de gehele organisatie een moderne samenwerkingsomgeving (MS365) beschikbaar ten behoeve van de meest voorkomende vormen van samenwerken.  We bouwen die in 2024 in stappen van functionaliteit verder uit. We zorgen dat deze werkomgeving veilig gebruikt kan worden voor wat betreft de apparaten waarmee we de samenwerkomgeving gebruiken.

• We beheersen risico's voor de uitvoering van taken.

Tweemaal per jaar sturen we de gemeenteraad de Roadmap informatiebeveiliging en de geprioriteerde KPI's om de voortgang op de implementatie van informatiebeveiliging en privacy maatregelen te duiden.
We zorgen er voor dat iedere medewerker de basis E-Learning modules gedaan heeft. Er zijn herhaling en verdiepende modules voor iedereen, doelgroep gerichte modules, workshops en minimaal 2 fysieke interventies.
Elke afdeling heeft een (staf)functionaris die minimaal het continuïteitsplan dienstverlening (laat) opstellen en oefent met de afdeling. Daarnaast is deze medewerker beschikbaar voor het opvangen van andere vragen op het vlak van informatiebeveiliging en privacy.
Het ISMS (Information Security Management System) CyberManager is actueel en elke afdeling die taken heeft in de CyberManager heeft taakgebruikers aangewezen die deze taken onderhouden. KPI`s die aan de raad worden gerapporteerd zijn gebaseerd op de inhoud van de Cyber Manager.

• We bevorderen de reputatie van de organisatie en de stad en zoeken actief de samenwerking met de Nijmegenaar.

We verbeteren de sturing op privacybescherming door privacy by design verdergaand te integreren in de aanschaf en ontwikkeling van software en monitoren dat door impact assessments.

• We sturen via de planning & control cyclus op een goede begroting, tussentijdse rapportages en verantwoording van de realisatie van doelen, activiteiten en de daarvoor ingezette middelen.

We implementeren een nieuw financieel informatiesysteem ter ondersteuning van de sturing.  

• We zorgen voor een goede (digitale) informatievoorziening.

We verbeteren ons inzicht en grip op onze documenthuishouding door het opstellen van informatiebeheerplannen voor de verschillende digitale omgevingen waar we documenten en bestanden beheren.
We verbeteren de kwaliteit van onze gegevens door het uitvoeren van kwaliteitscontroles en de verbetering van vastlegging van gegevens.

Effecten van prioriteren
De kosten van onder andere materiaal, catering en energieprijzen van locaties zijn fors gestegen. Mocht het niet lukken om binnen het begrote bedrag de verkiezingen te organiseren, dan kan dit tot gevolg hebben dat we het aantal stembureaus en/of de bemensing van de stembureaus moeten verminderen. Dit kan langere wachtrijen tot gevolg hebben of een langere afstand tot de stembureaus.
Eerder hebben we dit opgevangen door de vergoedingen voor medewerkers van de gemeente Nijmegen die helpen bij de verkiezingen stop te zetten en door eenmalige aanvullende budgetten vanuit het Rijk. Voor komende verkiezingen passen we versoberingen toe waar mogelijk. We kijken bijvoorbeeld of het telproces nog efficiënter kan met behoud van de toegenomen kwaliteitseisen. Of deze aanpassingen voldoende opleveren om de stijgende kosten te dekken, is nu niet in te schatten. Uiteraard blijven we de Nijmegenaar goed voorzien in de mogelijkheid tot het uitbrengen van een stem. Voor behoud van ‘vrijwilligers’ zorgen we daarom voor facilitering in de vorm van een lunch/maaltijd.